Расписание представляет собой способ записи количества времени работника, затрачиваемого на работу. Традиционно лист бумаги с данными, расположенными в табличном формате, в расписании теперь часто является цифровым документом или электронной таблицей
На время карты с печатью времени могут служить в качестве расписания. Они в современном мире часто являются цифровыми. Расписания использовались в XIX веке как книги учета времени. Первоначально разработанные для работодателя для расчета заработной платы, расписания могут также использоваться для управленческого учета.
Они содержать начальное и конечное время задач или просто продолжительность, а так же подробную разбивку задач, выполняемых на протяжении всего проекта или программы. Эта информация может использоваться для расчета заработной платы, выставления счетов клиентов и все чаще для калькуляции, оценки, отслеживания и управления проектами.
Некоторые компании предоставляют сетевое программное обеспечение или службы расписания, которые предлагают средства для отслеживания времени. Одним из основных видов использования расписаний в среде управления проектами является сравнение запланированных и фактических затрат, а также измерение производительности сотрудников и выявление проблемных задач. Эти знания могут стимулировать корпоративную стратегию, поскольку пользователи перестают выполнять или переназначать убыточную работу.
У заводских рабочих часто может быть «временная карта» (также известная как перфокарта), ее необходимо «пробивать», вставляя в автоматическую машину с меткой времени (называемую часами времени или синхронизирующими часами) при запуске и завершении рабочей смены, хотя другие карточные технологии стали более распространенными.
Отслеживание времени может снизить затраты несколькими способами: повысить эффективность обработки платежных ведомостей, сделав издержки видимыми, чтобы вы могли их снизить, а также путем автоматизации выставления счетов. Отслеживание времени может увеличить доход за счет автоматизации биллинга, что позволяет компании получать правильные счета за все часы работы консультационного персонала. Это ускоряет оплату и устраняет проблемы с «отбрасыванием» счетов.
В управлении проектами расписания могут также использоваться для создания совокупности знаний о том, сколько усилий требуется предпринять. Машинное обучение используется для автоматического поиска шаблонов в расписаниях — затем, используя эту информацию, чтобы рекомендовать более точные планы проектов в будущем. Большинство программного обеспечения для расписания имеет возможность отслеживать затраты на ресурсы и расходы на проект, чтобы обеспечить лучшее бюджетирование в будущем.
Для функции HR время, затрачиваемое на деятельность отдельных лиц, может анализироваться в течение определенного периода и классифицироваться. Некоммерческие компании должны регистрировать расходы на функциональной основе. Зарплаты, как правило, являются самыми большими расходами организации. Распределение этих расходов на различные функции на справедливой и последовательной основе — это ключ к правильному отражению активности некоммерческой организации.
Временные листы являются наиболее точным методом распределения расходов на заработную плату. Временные листы должны быть представлены всеми сотрудниками за каждый период оплаты. Часы должны быть преобразованы в проценты. Затем зарплата за период распределяется на различные функции, основываясь на полученных процентах. Временные листы могут также использоваться для контроля отпуска по болезни.
Все листы времени должны быть одобрены руководителем. Если какие-либо изменения внесены, следует также отметить утверждение в фактической записи времени. Затем рассчитываемые суммы отправляются в общую книгу. Льготные пособия и налоги на фонд заработной платы могут быть распределены на основе распределения времени.
Льготные пособия включают расходы, понесенные организацией за такие льготы, как медицинское страхование, доля работодателя в пенсионных расходах и страховые взносы по страхованию жизни. Накладные расходы организации также могут быть распределены с использованием этих процентов. Распределение должно периодически пересматриваться для проверки точности записей. Типовые временные листы могут использоваться для распределения заработной платы и соответствующих расходов.
С середины 1980-х годов развитие коллективно согласованного рабочего времени было главным образом результатом компромисса между требованиями профсоюзов к сокращению рабочего времени и требованием работодателей к гибкости рабочего времени. Параллельно с развитием сокращения рабочего времени были введены различные гибкие механизмы, такие как:
- возможность для определенного процента сотрудников работать дольше, чем коллективно согласованное рабочее время;
- введение «коридоров» рабочего времени, что дает компаниям возможность в определенных пределах сократить или продлить рабочее время;
- возможность дальнейшего сокращения рабочего времени без компенсации заработной платы в течение ограниченного периода времени;
- введение сезонной работы; а также
- новые правила, облегчающие работу в выходные дни.
Кроме того, в последние годы введение так называемых индивидуальных «счетов рабочего времени» стало основным инструментом гибких механизмов. Основная идея учета рабочего времени заключается в том, что в течение определенного периода сотрудник может работать дольше или сокращать часы. С точки зрения работодателей, эта концепция имеет как минимум два основных преимущества.
Во-первых, она позволяет компаниям иметь более гибкую продукцию, которая более тесно связана с потребностями рынка. Во-вторых, поскольку большая часть кредитов рабочего времени не учитывается как сверхурочное время, работодатель не должен регулярно выплачивать сверхурочные бонусы и, таким образом, может снизить затраты на рабочую силу. С точки зрения сотрудников использование учетных записей может быть важным инструментом.
